Mendengarkan
Ada waktunya kita tidak hanya ingin didengar, tetapi juga butuh
didengarkan. Pesan-pesan kita butuh didengarkan karena mungkin organisasi kita
ingin memengaruhi legislasi, ingin menciptakan reputasi yang baik di antara beragam
publik, memberikan jawaban pada saat krisis, menarik pekerjaan yang andal,
meningkatkan penjualan, atau menaikkan perolehan uang. Ada alasan lebih banyak
lagi terkait dengan mengapa kita perlu memastikan bahwa pesan kita didengarkan
dan berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Bagaimana agar pesan Anda didengar dan berjalan sesuai yang diinginkan?
Seperti halnya ketika melewati sebuah cerobong asap, pesan harus melewati empat
fase dasar agar audiensi dapat secara selektif memutuskan apakah akan terlibat
dengan sebuah komunikasi atau tidak.
1. Perhatian.
2. Pemahaman.
3. Retensi.
4. Tindakan.
Setiap fase ini harus dipahami dan digunakan apabila Anda benar-benar ingin
pesan Anda didengarkan.
Perhatian (Perhatian Selektif)
Beragam publik yang dengan mereka sebuah organisasi perlu berkomunikasi,
hanya memberikan perhatian kepada pesan yang memborbardir mereka setiap hari.
Hal ini disebut dengan perhatian selektif. Agar pesan Anda
didengar, maka pertama kali pesan tersebut harus dapat menjadi perhatian
publik. Hal yang penting untuk menganalisa para stekeholderdari
sudut pandang stakeholder. Apa yang dapat menarik perhatian
mereka? Sebagai contoh, walaupun isunya mungkin sama, namun pesan yang berbeda
mungkin memerlukan usaha yang berbeda untuk menjangkau legislator dengan usaha
untuk menjangkau editor surat kabar.
Perhatian selektif adalah konsep komunikasi yang sering diabaikan oleh
mereka yang lebih suka menerapkan pendekatan “low key” pada
public relations. Namun, ada waktunya menarik perhatian diperlukan. Pada saat
ini, mungkin akan sangat membantu atau bahkan sangat penting, bagi organisasi
untuk memiliki citra positif. Suka atau tidak, setiap kelompok, organisasi, dan
individu memiliki sebuah citra. Sebagian citra bagus dan sebagian lagi
tidak bagus. Namun, citra ini sangat penting untuk menarik perhatian.
Pembentukan citra praktis melibatkan setiap bagian aktivitas organisasi Anda
dan sering terlihat sebagai “komunikasi total”. Hal ini merupakan langkah
pertama.
Diluar pembentukan citra, agar audiensi memperhatikan pesan yang Anda
sampaikan juga berkaitan dengan mekanisme dan isi pesan Anda. Sebagai contoh,
cara Anda mengemas pesan kepada ketua Senate Subcommitee on Price
Controls dapat menentukan apa pesan Anda akan diperhatikan atau tidak.
Beberapa faktor mekanis yang berpengaruh pada perhatian terhadap pesan
diantaranya faktor waktu yang tepat, setting, dan otoritas. Sebagai contoh,
apakah Anda mengirim rilis berita tentang pentingnya pemasar minyak yang
independen segera setelah naiknya harga minyak? Atau, apakah tidak lebih baik
untuk menyampaikan pesan tersebut beberapa bulan sebelum harga naik? Apakah
Anda mengirim rilis dengan ketikan satu spasi, panjang dua belas halaman bolak-balik
pada kertas berwarna pink (setting)? Apakah Anda menggunakan sumber (otoritas)
yang Anda kenal sebagai seseorang yang ahli di bidang mereka?
Pemahaman (Persepsi Selektif)
Isi pesan tidak hanya menentukan apakah pesan akan diperhatikan, tetapi juga
yang paling penting adalah apakah pesan dipahami. Pengalaman dan peran kita di
masyarakat (atau kerangka acuan kita), membentuk bagaimana cara kita memersepsi
sesuatu. Namun, tak seorang pun yang memiliki pengalaman yang sama persis.
Tiap-tiap kita adalah makhluk yang unik. Jadi, setiap individu pun akan
memersepsi sesuatu dengan cara berbeda. Hasilnya: asumsi tidak sadar kita
adalah bahwa dunia adalah seperti yang kita lihat. Kita cenderung memercayai
sesuatu yang kita pandang sebagai sesuatu yang “benar” dan mereka
yang tidak memiliki persepsi yang sama dengan kita, kita anggap sebagai sesuatu
“yang tidak benar” atau mereka yang memiliki “pandangan terdistorsi.”
Dengan demikian, masalah utama dalam komunikasi adalah kegagalan
untuk mengakui perbedaan dan kegagalan untuk menegosiasikan perbedaan
dalam persepsi.
Apakah pengalaman Anda lebih “benar” dibanding pengalaman orang lain? Dari
sudut pandang komunikasi, persepsi dari setiap kita adalah “benar” karena persepsi
merefleksikan apa yang kita tahu dan siapa kita. Jika Anda mencoba masuk ke
dalam kerangka berpikir orang lain, maka Anda akan melihat sesuatu sama
persis dengan apa yang dia lihat.
Bagaimana kita menemukan kerangka berpikir yang sama? Kita harus menemukan
jawaban apa yang dipikirkan orang lain dan mengapa mereka berpikir seperti itu.
Mengapa? Sehingga anda dapat menghilangkan masalahnya dengan mengirim pesan
dalam konteks kerangka berpikir penerima pesan anda ( pengetahuannya, peran
sosiokulturalnya, kemampuan komunikasinya, kebutuhan, dan keinginannya ) dan
bukan dalam konteks kerangka berpikir anda. Alasan mengapa anda perlu
berkomunikasi dengan mereka karena anda memiliki kerangka berpikir yang
berbeda. Tujuannya, bagaimana memahami persepsi penerima pesan anda- bukan
dengan maksud mengubah dan mengkritisi mereka, melainkan untuk memperluas
mereka sehingga penerima pesan anda memahami persepsi selektif anda
dan mau mendukung atau minimal tidak menggangu usaha pencapaian tujuan anda.
Sebagai contoh, pikirkanlah isu terkait legislatif dari sudut pandang para
legislator serta kelompok lainnya yang mencari dukungannya dan bukan dari sudut
pandang anda. Anda dapat mengetahui kerangka berpikir stakeholder anda
melalui riset, baik formal maupun nonformal.
Retensi dan Aksi ( Retensi Selektif dan Aksi )
Sebuah pesan mungkin dapat diperhatikan dan dipahami, namun pesan tersebut
masih perlu dipertahankan agar pesan tersebut dapat dilaksanakan
sebagaimana mestinya. Retensi dan keinginan untuk bertindak akan meningkat jika
penerima pesan dapat menjawab pertanyaan berikut.
1. Apa untungnya pesan tersebut untuk saya ?
2. Apakah pesan tersebut sesuai dengan nilai
– nilai, kebutuhan, dan keyakinan saya ?
3. Apakah pesan tersebut mudah diingat atau
dilakukan? ( Bagilah masalah yang kompleks ke dalam sejumlah masalah yang
sederhana )
4. Apakah mudah diujicobakan dengan resiko
kecil atau tidak ada resiko sama sekali ?
5. Dapatkah saya mengamati konsekuensi dari
tindakan saya ?
6. Apakah tindakan saya secara positif
dikuatkan oleh pesan berikutnya ?
Bahkan,komunikator paling efektif pun tidak berkomunikasi secara sukses
sepanjang waktu. Banyak faktor yang kadang tidak kita sadari atau yang kita
tidak dapat mengontrolnya, dapat mendistorsi pesan kita. Akan tetapi, dengan
menerapkan prinsip komunikasi secara sadar, persentase keberhasilan akan
meningkat.
Sumber : Public Relations Profesi dan Praktik. Dan Lattimore, Otis Baskin,
Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. Hal. 166-169
Bayangan
Bagaimana kita menemukan kerangka berpikir yang sama? Kita harus menemukan
jawaban apa yang dipikirkan orang lain dan mengapa mereka berpikir seperti itu.
Mengapa? Sehingga anda dapat menghilangkan masalahnya dengan mengirim pesan
dalam konteks kerangka berpikir penerima pesan anda ( pengetahuannya, peran
sosiokulturalnya, kemampuan komunikasinya, kebutuhan, dan keinginannya ) dan
bukan dalam konteks kerangka berpikir anda. Alasan mengapa anda perlu
berkomunikasi dengan mereka karena anda memiliki kerangka berpikir yang
berbeda. Tujuannya, bagaimana memahami persepsi penerima pesan anda- bukan
dengan maksud mengubah dan mengkritisi mereka, melainkan untuk memperluas
mereka sehingga penerima pesan anda memahami persepsi selektif anda
dan mau mendukung atau minimal tidak menggangu usaha pencapaian tujuan anda.
Sebagai contoh, pikirkanlah isu terkait legislatif dari sudut pandang para
legislator serta kelompok lainnya yang mencari dukungannya dan bukan dari sudut
pandang anda. Anda dapat mengetahui kerangka berpikir stakeholder anda
melalui riset, baik formal maupun nonformal.
Retensi dan Aksi ( Retensi Selektif dan Aksi )
Sebuah pesan mungkin dapat diperhatikan dan dipahami, namun pesan tersebut
masih perlu dipertahankan agar pesan tersebut dapat dilaksanakan sebagaimana
mestinya. Retensi dan keinginan untuk bertindak akan meningkat jika penerima
pesan dapat menjawab pertanyaan berikut.
1. Apa untungnya pesan tersebut untuk saya ?
2. Apakah pesan tersebut sesuai dengan nilai
– nilai, kebutuhan, dan keyakinan saya ?
3. Apakah pesan tersebut mudah diingat atau
dilakukan? ( Bagilah masalah yang kompleks ke dalam sejumlah masalah yang
sederhana )
4. Apakah mudah diujicobakan dengan resiko
kecil atau tidak ada resiko sama sekali ?
5. Dapatkah saya mengamati konsekuensi dari
tindakan saya ?
6. Apakah tindakan saya secara positif
dikuatkan oleh pesan berikutnya ?
Bahkan,komunikator paling efektif pun tidak berkomunikasi secara sukses
sepanjang waktu. Banyak faktor yang kadang tidak kita sadari atau yang kita
tidak dapat mengontrolnya, dapat mendistorsi pesan kita. Akan tetapi, dengan
menerapkan prinsip komunikasi secara sadar, persentase keberhasilan akan
meningkat.
Sumber : Public Relations Profesi dan Praktik. Dan Lattimore, Otis Baskin,
Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. Hal. 166-169
Tidak ada komentar:
Posting Komentar