Listening


Mendengarkan

Ada waktunya kita tidak hanya  ingin didengar, tetapi juga butuh didengarkan. Pesan-pesan kita butuh didengarkan karena mungkin organisasi kita ingin memengaruhi legislasi, ingin menciptakan reputasi yang baik di antara beragam publik, memberikan jawaban pada saat krisis, menarik pekerjaan yang andal, meningkatkan penjualan, atau menaikkan perolehan uang. Ada alasan lebih banyak lagi terkait dengan mengapa kita perlu memastikan bahwa pesan kita didengarkan dan berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Bagaimana agar pesan Anda didengar dan berjalan sesuai yang diinginkan? Seperti halnya ketika melewati sebuah cerobong asap, pesan harus melewati empat fase dasar agar audiensi dapat secara selektif memutuskan apakah akan terlibat dengan sebuah komunikasi atau tidak.
1.      Perhatian.
2.      Pemahaman.
3.      Retensi.
4.      Tindakan.
Setiap fase ini harus dipahami dan digunakan apabila Anda benar-benar ingin pesan Anda didengarkan.

Perhatian (Perhatian Selektif)
Beragam publik yang dengan mereka sebuah organisasi perlu berkomunikasi, hanya memberikan perhatian kepada pesan yang memborbardir mereka setiap hari. Hal ini disebut dengan perhatian selektif. Agar pesan Anda didengar, maka pertama kali pesan tersebut harus dapat menjadi perhatian publik. Hal yang penting untuk menganalisa para stekeholderdari sudut pandang stakeholder. Apa yang dapat menarik perhatian mereka? Sebagai contoh, walaupun isunya mungkin sama, namun pesan yang berbeda mungkin memerlukan usaha yang berbeda untuk menjangkau legislator dengan usaha untuk menjangkau editor surat kabar.

Perhatian selektif adalah konsep komunikasi yang sering diabaikan oleh mereka yang lebih suka menerapkan pendekatan “low key” pada public relations. Namun, ada waktunya menarik perhatian diperlukan. Pada saat ini, mungkin akan sangat membantu atau bahkan sangat penting, bagi organisasi untuk memiliki citra positif. Suka atau tidak, setiap kelompok, organisasi, dan individu memiliki sebuah citra. Sebagian citra bagus  dan sebagian lagi tidak bagus. Namun, citra ini sangat penting untuk menarik perhatian. Pembentukan citra praktis melibatkan setiap bagian aktivitas organisasi Anda dan sering terlihat sebagai “komunikasi total”. Hal ini merupakan langkah pertama.

Diluar pembentukan citra, agar audiensi memperhatikan pesan yang Anda sampaikan juga berkaitan dengan mekanisme dan isi pesan Anda. Sebagai contoh, cara Anda mengemas  pesan kepada ketua  Senate Subcommitee on Price Controls dapat menentukan  apa pesan Anda akan diperhatikan atau tidak. Beberapa faktor mekanis yang berpengaruh pada perhatian terhadap pesan  diantaranya faktor waktu yang tepat, setting, dan otoritas. Sebagai contoh, apakah Anda mengirim rilis berita tentang pentingnya pemasar minyak yang independen segera setelah naiknya harga minyak? Atau, apakah tidak lebih baik untuk menyampaikan pesan tersebut beberapa bulan sebelum harga naik? Apakah Anda mengirim rilis dengan ketikan satu spasi, panjang dua belas halaman bolak-balik pada kertas berwarna pink (setting)? Apakah Anda menggunakan sumber (otoritas) yang Anda kenal sebagai seseorang yang ahli di bidang mereka?

Pemahaman (Persepsi Selektif)
Isi pesan tidak hanya menentukan apakah pesan akan diperhatikan, tetapi juga yang paling penting adalah apakah pesan dipahami. Pengalaman dan peran kita di masyarakat (atau kerangka acuan kita), membentuk bagaimana cara kita memersepsi sesuatu. Namun, tak seorang pun yang memiliki pengalaman yang sama persis. Tiap-tiap kita adalah makhluk yang unik. Jadi, setiap individu pun akan memersepsi sesuatu dengan cara berbeda. Hasilnya: asumsi tidak sadar kita adalah bahwa dunia adalah seperti yang kita lihat. Kita cenderung memercayai sesuatu yang kita  pandang sebagai sesuatu yang “benar”  dan mereka yang tidak memiliki persepsi yang sama dengan kita, kita anggap sebagai sesuatu “yang tidak benar” atau mereka yang memiliki “pandangan terdistorsi.”

Dengan demikian, masalah utama dalam komunikasi adalah kegagalan  untuk mengakui perbedaan dan kegagalan  untuk menegosiasikan perbedaan dalam persepsi.
Apakah pengalaman Anda lebih “benar” dibanding pengalaman orang lain? Dari sudut pandang komunikasi, persepsi dari setiap kita adalah “benar” karena persepsi merefleksikan apa yang kita tahu dan siapa kita. Jika Anda mencoba masuk ke dalam kerangka berpikir orang lain, maka  Anda akan melihat sesuatu sama persis dengan apa yang dia lihat.

Bagaimana kita menemukan kerangka berpikir yang sama? Kita harus menemukan jawaban apa yang dipikirkan orang lain dan mengapa mereka berpikir seperti itu. Mengapa? Sehingga anda dapat menghilangkan masalahnya dengan mengirim pesan dalam konteks kerangka berpikir penerima pesan anda ( pengetahuannya, peran sosiokulturalnya, kemampuan komunikasinya, kebutuhan, dan keinginannya ) dan bukan dalam konteks kerangka berpikir anda. Alasan mengapa anda perlu berkomunikasi dengan mereka karena anda memiliki kerangka berpikir yang berbeda. Tujuannya, bagaimana memahami persepsi penerima pesan anda- bukan dengan maksud mengubah dan mengkritisi mereka, melainkan untuk memperluas mereka sehingga penerima pesan anda memahami persepsi selektif anda dan mau mendukung atau minimal tidak menggangu usaha pencapaian tujuan anda. Sebagai contoh, pikirkanlah isu terkait legislatif dari sudut pandang para legislator serta kelompok lainnya yang mencari dukungannya dan bukan dari sudut pandang anda. Anda dapat mengetahui kerangka berpikir stakeholder anda melalui riset, baik formal maupun nonformal.

Retensi dan Aksi ( Retensi Selektif dan Aksi )
Sebuah pesan mungkin dapat diperhatikan dan dipahami, namun pesan tersebut masih perlu dipertahankan agar pesan  tersebut dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Retensi dan keinginan untuk bertindak akan meningkat jika penerima pesan dapat menjawab pertanyaan berikut.
1.      Apa untungnya pesan tersebut untuk saya ?
2.      Apakah pesan tersebut sesuai dengan nilai – nilai, kebutuhan, dan keyakinan saya ?
3.      Apakah pesan tersebut mudah diingat atau dilakukan? ( Bagilah masalah yang kompleks ke dalam sejumlah masalah yang sederhana )
4.      Apakah mudah diujicobakan dengan resiko kecil atau tidak ada resiko sama sekali ?
5.      Dapatkah saya mengamati konsekuensi dari tindakan saya ?
6.      Apakah tindakan saya secara positif dikuatkan oleh pesan berikutnya ?
Bahkan,komunikator paling efektif pun tidak berkomunikasi secara sukses sepanjang waktu. Banyak faktor yang kadang tidak kita sadari atau yang kita tidak dapat mengontrolnya, dapat mendistorsi pesan kita. Akan tetapi, dengan menerapkan prinsip komunikasi secara sadar, persentase keberhasilan akan meningkat.

Sumber : Public Relations Profesi dan Praktik. Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. Hal. 166-169



Bayangan

Bagaimana kita menemukan kerangka berpikir yang sama? Kita harus menemukan jawaban apa yang dipikirkan orang lain dan mengapa mereka berpikir seperti itu. Mengapa? Sehingga anda dapat menghilangkan masalahnya dengan mengirim pesan dalam konteks kerangka berpikir penerima pesan anda ( pengetahuannya, peran sosiokulturalnya, kemampuan komunikasinya, kebutuhan, dan keinginannya ) dan bukan dalam konteks kerangka berpikir anda. Alasan mengapa anda perlu berkomunikasi dengan mereka karena anda memiliki kerangka berpikir yang berbeda. Tujuannya, bagaimana memahami persepsi penerima pesan anda- bukan dengan maksud mengubah dan mengkritisi mereka, melainkan untuk memperluas mereka sehingga penerima pesan anda memahami persepsi selektif anda dan mau mendukung atau minimal tidak menggangu usaha pencapaian tujuan anda. Sebagai contoh, pikirkanlah isu terkait legislatif dari sudut pandang para legislator serta kelompok lainnya yang mencari dukungannya dan bukan dari sudut pandang anda. Anda dapat mengetahui kerangka berpikir stakeholder anda melalui riset, baik formal maupun nonformal.

Retensi dan Aksi ( Retensi Selektif dan Aksi )
Sebuah pesan mungkin dapat diperhatikan dan dipahami, namun pesan tersebut masih perlu dipertahankan agar pesan  tersebut dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Retensi dan keinginan untuk bertindak akan meningkat jika penerima pesan dapat menjawab pertanyaan berikut.
1.      Apa untungnya pesan tersebut untuk saya ?
2.      Apakah pesan tersebut sesuai dengan nilai – nilai, kebutuhan, dan keyakinan saya ?
3.      Apakah pesan tersebut mudah diingat atau dilakukan? ( Bagilah masalah yang kompleks ke dalam sejumlah masalah yang sederhana )
4.      Apakah mudah diujicobakan dengan resiko kecil atau tidak ada resiko sama sekali ?
5.      Dapatkah saya mengamati konsekuensi dari tindakan saya ?
6.      Apakah tindakan saya secara positif dikuatkan oleh pesan berikutnya ?
Bahkan,komunikator paling efektif pun tidak berkomunikasi secara sukses sepanjang waktu. Banyak faktor yang kadang tidak kita sadari atau yang kita tidak dapat mengontrolnya, dapat mendistorsi pesan kita. Akan tetapi, dengan menerapkan prinsip komunikasi secara sadar, persentase keberhasilan akan meningkat.

Sumber : Public Relations Profesi dan Praktik. Dan Lattimore, Otis Baskin, Suzette T.Heiman, Elizabeth L.Toth. Hal. 166-169

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar